Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung zum Umgang mit personenbezogenen Daten

Sie werden nachfolgend über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgeberportals „bvuk.whizzla.com“ der BVUK. Gruppe informiert. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Bitte beachten Sie, dass wir aufgrund der besseren Lesbarkeit Begriffe oft nur in der männlichen Form gebrauchen, dies jedoch alle anderen Geschlechter ebenfalls mit einbeziehen soll.

Ergänzend wird auf die Datenschutzhinweise unter www.bvuk.de/datenschutz verwiesen.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

BVUK. GmbH
Hauptgeschäftsstelle:
Ebertsklinge 2A
97074 Würzburg

Telefon: +49 931 35 90 96 – 0
E-Mail: info@bvuk.de

Das vollständige Impressum ist zu finden unter: https://www.bvuk.de/impressum/

2. Hinweisgebersystem/Cookies

Unser Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise zu (mutmaßlich) rechtswidrigem Verhalten in beruflichem Zusammenhang mit der BVUK. Gruppe auf einem anonymen, sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, um anschließend die erforderlichen Aufklärungs- und Abhilfemaßnahmen einleiten zu können und dabei die hinweisgebende Person vor Repressalien zu schützen.

Als zu schützender Hinweisgeber zählt jede natürliche Person, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach dem HinSchG (Hinweisgeberschutzgesetz) vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen.

Zur Abgabe von Hinweisen haben wir uns für das Hinweisgebersystem „whizzla“ der lexato GmbH entschieden. Es dient als Kommunikations- und Dokumentationsplattform. Die lexato GmbH kann keine Einsicht in die Daten nehmen. Die Kommunikation zwischen Ihrem Computer und der Seite bvuk.whizzla.com erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Computers wird während der Nutzung nicht gespeichert. Diese Website benutzt Cookies, die für den technischen Betrieb der Website erforderlich sind und stets gesetzt werden. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Allein zur Aufrechterhaltung der Verbindung wird auf Ihrem Computer ein Cookie gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Session-/Nullcookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende der Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.

Achtung: Über unser Hinweisgebersystem können nur Meldungen entgegengenommen und bearbeitet werden, die sich auf die in § 2 HinSchG benannten Verstöße beziehen. Dazu zählen unter anderem straf- oder bußgeldbewehrte Gesetzesverstöße, Kartellrechtsverstöße (GWB) oder solche in Zusammenhang mit dem Geldwäschegesetz (GWG).

3. Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Bei Meldungen werden folgende personenbezogene Daten und Informationen erhoben, erfasst und gespeichert:

• Ihr Name, sofern Sie Ihre Identität offengelegt haben und gegebenenfalls Ihre Kontaktdaten, insbesondere Ihre Telefonnummer, unter der Sie bei eventuellen Rückfragen erreicht werden wollen
• Ihr Beschäftigtenstatus und/oder Ihre Position innerhalb der bzw. Ihre Verbindung zur BVUK. Gruppe
• die Umstände Ihrer tatsächlichen Beobachtung einschließlich gegebenenfalls der Namen von Personen sowie sonstiger personenbezogener Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Formular eingeben. Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

4.1. Einwilligung

Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten als Hinweisgeber (siehe oben) erfolgt in der Regel auf Basis Ihrer Einwilligung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Die Freiwilligkeit der Einwilligung ist dadurch gegeben, dass der Hinweis stets anonym erfolgen kann und Sie bei Angabe Ihrer Daten bewusst von der Anonymität absehen.

Sofern Sie in die Speicherung von Cookies eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TTDSG.

Bitte beachten Sie zum Widerruf der Einwilligung nachfolgende Hinweise.

4.2. Sonstige Rechtsgrundlagen

Die interne Meldestelle verarbeitet zudem entsprechend der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1c DSGVO, § 10 HinSchG personenbezogene Daten der hinweisgebenden Person sowie sonstiger, in der Meldung benannter Personen, soweit dies zur Durchführung des Meldeverfahrens sowie entsprechender Folgemaßnahmen erforderlich ist. Insbesondere werden die von Ihnen im Rahmen des Hinweisgebersystems angegebenen Informationen zum Zweck der Überprüfung, für interne Ermittlungen (ein-schließlich der Weitergabe an externe Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder andere berufsrechtlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Berufsträger sowie an betroffene Gesellschaften der BVUK. Gruppe und ggf. zur Weitergabe an staatliche Stellen verarbeitet.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems kann auch auf das berechtigte Interesse des Verantwortlichen an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken gestützt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. §§ 30, 130 OWiG).

Betrifft ein eingegangener Hinweis einen oder mehrere Arbeitnehmer der BVUK. Gruppe, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).

5. (Eingeschränkter) Widerruf einer Einwilligung

Die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten ist grds. jederzeit widerrufbar. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Allerdings kann im Rahmen eines Hinweises über das Hinweisgeberportal Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO zur Anwendung kommen, nach dem eine beschuldigte Person grundsätzlich über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen spätestens innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung zu informieren ist, soweit dies dem Zweck der Erhebung nicht entgegensteht. Die Information umfasst regelmäßig die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Speicherdauer, die Identität des datenschutzrechtlich Verantwortlichen und gegebenenfalls der hinweisgebenden Person.

Ab einer notwendigen Weitergabe von Informationen an verantwortliche Personen innerhalb der BVUK. Gruppe oder auch externe Stellen/Behörden zur Durchführung von Folgemaßnahmen und einem gewissen dort vorhandenen fortgeschrittenen Bearbeitungsgrad/Ermittlungsstand, ist eine Einstellung der Verarbeitung wie auch eine Löschung der Identifikationsdaten der hinweisgebenden Person oftmals nicht weiter möglich. Sobald Informationen inkl. Namen gegenüber zuständigen Behörden oder Gerichtsbarkeiten offengelegt wurden, befinden sich diese sowohl in unseren Unterlagen als auch bei den zuvor genannten Empfängern und können grundsätzlich nicht ohne Weiteres gelöscht werden.

Vor einer eventuellen Offenlegung Ihrer Identität werden Sie in jedem Fall informiert. Bis dahin können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

6. Vertrauliche Behandlung von Hinweisen/Anonymität

Eingehende Hinweise werden zunächst von der hierfür durch die BVUK. Gruppe benannten, verantwortlichen internen Person selbst und dann ggf. von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der BVUK. Gruppe innerhalb von Ermittlungsmaßnahmen stets vertraulich behandelt und verarbeitet.

Die verantwortliche(n) Person(n) prüft/prüfen den Sachverhalt und führt/führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

In bestimmten Fällen besteht für uns die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist in solchen Fällen gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Hinweisgeber - soweit rechtlich möglich - nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf die Identität von Ihnen als Hinweisgeber möglich werden.

Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise mit dem Ziel, eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.

Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern innerhalb der BVUK. Gruppe weiterzugeben. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

7. Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung. 

8. Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind; insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die zuständige Aufsichtsbehörde finden Sie unter:  

https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.htm.

Bitte beachten Sie auch unsere ausführlichen Hinweise zu Betroffenenrechten unter www.bvuk.de/datenschutz